Hướng dẫn sử dụng trang web Đơn nghỉ phép

Các chức năng dành cho Phòng TCHC

Phân quyền

Màn hình danh sách nhóm

- Chức năng: Xem thông tin, sửa thông tin và xóa thông tin của các nhóm phân quyền.

- Màn hình danh sách nhóm:

- Khi nhấn nút THÊM NHÓM thì sẽ xuất hiện màn hình để nhập thông tin:

Lưu ý: Không thể xóa các nhóm đang có thành viên hoặc đã từng có thành viên!

Màn hình chi tiết nhóm

- Chức năng: Thêm và Xóa quyền nhân viên trong nhóm.

- Màn hình chi tiết nhóm:

- Sau khi chọn Phòng ban và Tên Giảng Viên và bấm nút THÊM NHÂN VIÊN nhân viên được chọn sẽ được thêm vào nhóm phân quyền.
- Khi muốn xóa Quyền của nhân viên chỉ cần nhấn vào nút biểu tượng Thùng rác để xóa.

Quy định chung

- Quyền được phép truy cập : Phòng TCHC kiểm tra.
- Chức năng: Xem thông tin, sửa thông tin và xóa thông tin của các nhóm đơn, các loại đơn, các quy định nghỉ nguyên lương và quy định người nộp đơn thay cho đơn vị.

Màn hình nhóm đơn

- Chức năng: dùng để thêm, xóa, sửa các loại đơn. - Màn hình chính:

- Khi muốn thêm nhóm đơn mới chỉ cẩn nhấn nút THÊM, điền thông tin nhóm đơn và nhấn nút LƯU.

- Ngoài ra có thể Chỉnh sửa và Xóa nhóm đơn bằng cách nhấn vào các biểu tượng dưới đây:

Lưu ý: Không thể xóa các nhóm đơn đã hoặc đang được sử dụng!

Màn hình loại đơn

- Chức năng: Thêm, chỉnh sửa, xóa các loại đơn.
- Màn hình chính:

- Khi muốn thêm loại đơn mới chỉ cẩn nhấn nút THÊM, điền thông tin nhóm đơn và nhấn nút LƯU.

Lưu ý: Đối với loại đơn nghỉ theo buổi thì ta chọn vào Xét theo buổi!

- Ngoài ra có thể Chỉnh sửa và Xóa loại đơn bằng cách nhấn vào các biểu tượng dưới đây:

Lưu ý: Không thể xóa các loại đơn đã hoặc đang được sử dụng!

Màn hình quy định nghỉ nguyên lương

- Chức năng: thêm, chỉnh sửa, xóa các quy định, lý do nghỉ nguyên lương hoặc không lương.

- Màn hình chính:

- Khi muốn thêm quy định mới chỉ cần nhấn nút THÊM, điền thông tin của quy định và nhấn nút LƯU

Lưu ý: Số ngày nghỉ chính là số ngày được tính nghỉ nguyên lương.

- Ngoài ra có thể Chỉnh sửa và Xóa loại đơn bằng cách nhấn vào các biểu tượng dưới đây:

Quy trình xử lý đơn

- Chức năng: Thêm, chỉnh sửa, xóa quy trình duyệt đơn của một loại đơn.

- Màn hình chính:

- Khi muốn thêm một cấp độ duyệt trong quy trình duyệt đơn của một loại đơn chỉ cần nhấn vào nút Thêm, điền thông tin và nhấn nút THÊM MỚI.

Lưu ý: Cấp độ tăng dần từ 1 đến 4 nghĩa là Nhóm có cấp độ cao hơn sẽ có cấp duyệt cao hơn.

- Ngoài ra có thể Chỉnh sửa thông tin bằng cách chọn vào dòng cần chỉnh sửa và Xóa quy trình bấm cách chọn vào checkbox của quy trình và bấm nút Xóa.

Xem đơn đã nộp

- Chức năng: Xem thông tin đơn của người hiện tại đăng nhập, sửa thông tin nộp đơn (nếu đơn chưa được duyệt) và xóa thông tin đơn

Hình thu nhỏ có lỗi: Không có tập tin

Khi click vào nút điều chỉnh đơn đã nộp, nếu như đơn đó chưa được duyệt thì trang web sẽ hiện lên màn hình Nộp đơn nghỉ phép, sẽ chứa tất cả các thông tin của đơn nghỉ phép đã được chọn.

Duyệt đơn

- Màn hình duyệt đơn:

Hình thu nhỏ có lỗi: Không có tập tin

- Quyền được phép truy cập : Ban giám hiệu, phòng TCHC kiểm tra, phòng TCHC duyệt, trưởng khoa..
- Chức năng: Xem danh sách đơn đã nộp theo năm, theo loại đơn, theo cấp độ duyệt, theo trạng thái của đơn. Xem thông tin chi tiết của người nộp đơn. Tùy theo quyền hạn mà có thể tao tác chức năng chỉnh sửa ngày nghỉ phép và duyệt đơn.

Màn hình khi chọn Đơn chưa duyệt
- Lấy danh sách đơn đã nộp và cấp độ trước cấp độ của người xử lý đã duyệt & người xử lý chưa duyệt

Hình thu nhỏ có lỗi: Không có tập tin

Màn hình khi chọn theo Đơn điều chỉnh ngày nghỉ

Hình thu nhỏ có lỗi: Không có tập tin

Màn hình khi chọn Đơn đã duyệt

Hình thu nhỏ có lỗi: Không có tập tin

Lưu ý: Khi ở màn hình Đơn đã duyệt nếu như đơn đó chưa được cấp lớn hơn duyệt thì người đó có thể điều chỉnh lại kết quả duyệt!

Màn hình xem thông tin của người nộp đơn:

Hình thu nhỏ có lỗi: Không có tập tin

Nộp đơn

Giải thích ý nghĩa đánh số trên hình

1. Chọn đơn: Đơn nghỉ phép
2. Chọn phòng ban đang làm việc hiện tại
3. Họ tên của người nộp đơn
4. Chọn ngày bắt đầu
5. Chọn ngày kết thúc
6. Ghi lý do nghỉ
7. Nút nộp đơn
8. Ngày đang làm đơn
9. Message khi nộp đơn thành công

Lưu ý: Có thể nộp cho ngày tương lai hoặc nghỉ xong nộp đơn vẫn được. Nộp đơn theo buổi làm tương tự

Xử lý đơn

- Chức năng: Xử lý đơn nghỉ phép.

Màn hình danh sách đơn chưa duyệt

- Sau khi Chọn năm, Chọn loại đơn và nhấn vào Đơn chưa duyệt thì tất cả các đơn đã được cấp Trưởng đơn vị duyệt sẽ được hiển thị trên màn hình:

- Tại màn hình này sẽ có các chức năng sau:

- Chỉnh sửa số lượng ngày nghỉ: khi muốn thay đổi số lượng ngày nghỉ của đơn chỉ cần nhập số lượng ngày nghỉ vào 3 ô tương ứng từ trên xuống là: Phép Năm, Nguyên Lương, Không Lương.
- Duyệt đơn: để duyệt đơn chuyển đơn qua cấp độ sau tiếp túc quy trình duyệt.
- Không duyệt đơn: để không duyệt đơn, đơn sẽ được trả về và không qua các cấp độ duyệt sau.
- Xem thông tin người nộp: khi bấm vào nút này thông tin của người nộp đơn sẽ được hiện lên như hình bên dưới.

- Trên màn hình thông tin sẽ có chức năng Lưu ngày về trường của người nộp. Sau khi chọn ngày về trường và bấm nút Lưu thì ngày về trường sẽ được lưu lại. Số ngày nghỉ phép năm của người đó sẽ được tự động tính lại.

Màn hình danh sách đơn đã duyệt

- Những đơn sau khi đã được duyệt hoặc không được duyệt sẽ hiển thị trên màn hình này.

- Những chức năng trên màn hình:

- Khóa dữ liệu đơn: những đơn sau khi được duyệt qua các cấp độ sẽ được khóa lại. Khi những đơn này được mở khóa tự động đơn sẽ được chuyển qua danh sách Đơn điều chỉnh ngày nghỉ.
- Chỉnh sửa kết quả duyệt: sau khi nhấn vào nút này, ta có thể chỉnh sửa được kết quả duyệt của đơn như hình bên dưới.

Quy trình xử lí đơn

Hình thu nhỏ có lỗi: Không có tập tin

Giải thích ý nghĩa đánh số trên hình

1. Thêm mới 1 quy trình của 1 loại đơn
2. Xóa quy trình được chọn
3. Table quy trình của các loại đơn

Hình thu nhỏ có lỗi: Không có tập tin

Giải thích ý nghĩa đánh số trên hình

1. Tên 1 loại đơn
2. Tên nhóm xử lý
3. Cấp độ xử lý
4. Nút thêm mới
5. Nút đóng Dialog

Bên dưới sẽ demo về quy trình của nhóm đơn: đơn nghỉ phép

Hình thu nhỏ có lỗi: Không có tập tin

Danh sách đơn hiện tại

Giải thích ý nghĩa đánh số trên hình

1. Chọn năm
2. Chọn loại đơn nghỉ phép
3. Chọn đơn chưa duyệt
4. Danh sách hiện tại (không có dữ liệu)

Demo xử lý đơn: Giả sử có 1 nhân viên nộp đơn nghỉ vào ngày 25/10/2018.

Sau khi nộp đơn cần thì đến level 1: cần được trưởng đơn vị duyệt

Giải thích ý nghĩa đánh số trên hình

1. Chọn năm
2. Chọn loại đơn nghỉ phép
3. Cấp độ duyệt hiện tại: trưởng đơn vị
4. Chọn phòng ban
5. Nút duyệt

Sau khi được trưởng đơn vị duyệt sẽ tiến lên level 2, khi đó danh sách xử lý đơn sẽ được như thế này

Lúc này đơn đang chờ phòng TCHC kiểm tra. Sau khi kiểm tra xong thì đơn lúc này đạt level 3: phòng TCHC duyệt

Thì lúc đó danh sách xử lý đơn sẽ chuyển trạng thái đơn ngày 25/10/2018 là từ “Đơn chưa duyệt” thành “Đơn đã duyệt”

Lúc này đơn đạt level 4: cần Ban giám hiệu duyệt

Sau khi được ban giám hiệu duyệt đơn nếu muốn thay đổi ngày phép năm, nguyên lương hoặc không lương thì phải báo cáo với trưởng đơn vị để được giải quyết Trước tiên cần phòng TCHC mở khóa đơn

Sau đó trưởng đơn vị mới được điều chỉnh ngày nghỉ. Đơn trước khi điều chỉnh

Đơn sau khi điều chỉnh

Phòng TCHC kiểm tra lại lần nữa trước khi duyệt

Trạng thái đơn nghỉ phép :

Thống kê

- Quyền được phép truy cập : Phòng TCHC kiểm tra.

1

Giải thích ý nghĩa đánh số trên hình

1. Chọn ngày bắt đầu
2. Chọn ngày kết thúc (Lưu ý: Ngày bắt đầu phải nhỏ hơn ngày kết thúc)
3. Chọn đơn vị muốn thống kê.
4. Click vào nút thống kê
5. Nội dung muốn thống kê
6. Click vào nút Xuất Excel
7. File Excel