Hướng dẫn sử dụng trang web Đơn nghỉ phép
Mục lục
CÁC CHỨC NĂNG RIÊNG CỦA PHÒNG TCHC
Phân quyền
Màn hình danh sách nhóm
- Chức năng: Xem thông tin, sửa thông tin và xóa thông tin của các nhóm phân quyền.
- Màn hình danh sách nhóm:
- Khi nhấn nút THÊM NHÓM thì sẽ xuất hiện màn hình để nhập thông tin:
Lưu ý: Không thể xóa các nhóm đang có thành viên hoặc đã từng có thành viên!
Màn hình chi tiết nhóm
- Chức năng: Thêm và Xóa quyền nhân viên trong nhóm.
- Màn hình chi tiết nhóm:
- Sau khi chọn Phòng ban và Tên Giảng Viên và bấm nút THÊM NHÂN VIÊN nhân viên được chọn sẽ được thêm vào nhóm phân quyền.
- Khi muốn xóa Quyền của nhân viên chỉ cần nhấn vào nút biểu tượng Thùng rác để xóa.
Quy định chung
- Quyền được phép truy cập : Phòng TCHC kiểm tra.
- Chức năng: Xem thông tin, sửa thông tin và xóa thông tin của các nhóm đơn, các loại đơn, các quy định nghỉ nguyên lương và quy định người nộp đơn thay cho đơn vị.
Màn hình nhóm đơn
- Chức năng: dùng để thêm, xóa, sửa các loại đơn. - Màn hình chính:
- Khi muốn thêm nhóm đơn mới chỉ cẩn nhấn nút THÊM, điền thông tin nhóm đơn và nhấn nút LƯU.
- Ngoài ra có thể Chỉnh sửa và Xóa nhóm đơn bằng cách nhấn vào các biểu tượng dưới đây:
Lưu ý: Không thể xóa các nhóm đơn đã hoặc đang được sử dụng!
Màn hình loại đơn
- Chức năng: Thêm, chỉnh sửa, xóa các loại đơn.
- Màn hình chính:
- Khi muốn thêm loại đơn mới chỉ cẩn nhấn nút THÊM, điền thông tin nhóm đơn và nhấn nút LƯU.
Lưu ý: Đối với loại đơn nghỉ theo buổi thì ta chọn vào Xét theo buổi!
- Ngoài ra có thể Chỉnh sửa và Xóa loại đơn bằng cách nhấn vào các biểu tượng dưới đây:
Lưu ý: Không thể xóa các loại đơn đã hoặc đang được sử dụng!
Màn hình quy định nghỉ nguyên lương
- Chức năng: thêm, chỉnh sửa, xóa các quy định, lý do nghỉ nguyên lương hoặc không lương.
- Màn hình chính:
- Khi muốn thêm quy định mới chỉ cần nhấn nút THÊM, điền thông tin của quy định và nhấn nút LƯU.
Lưu ý: Số ngày nghỉ chính là số ngày được tính nghỉ nguyên lương.
- Ngoài ra có thể Chỉnh sửa và Xóa loại đơn bằng cách nhấn vào các biểu tượng dưới đây:
Màn hình Người đại diện nộp đơn
- Chức năng: Phân quyền người nộp thay đơn cho tất cả nhân viên, giảng viên trong đơn vị của người được phân quyền.
- Màn hình chính:
- Khi muốn thêm Người đại diện nộp đơn thay chỉ cần nhấn nút THÊM, điền thông tin của quy định và nhấn nút LƯU.
Lưu ý: Một đơn vị có thể phân được NHIỀU Người đại diện nộp đơn.
- Ngoài ra có thể xóa Quyền bằng cách nhấn vào biểu tượng hình bên dưới.
Quy trình xử lý đơn
- Chức năng: Thêm, chỉnh sửa, xóa quy trình duyệt đơn của một loại đơn.
- Màn hình chính:
- Khi muốn thêm một cấp độ duyệt trong quy trình duyệt đơn của một loại đơn chỉ cần nhấn vào nút Thêm, điền thông tin và nhấn nút THÊM MỚI.
Lưu ý: Cấp độ tăng dần từ 1 đến 4 nghĩa là Nhóm có cấp độ cao hơn sẽ có cấp duyệt cao hơn.
- Ngoài ra có thể Chỉnh sửa thông tin bằng cách chọn vào dòng cần chỉnh sửa và Xóa quy trình bấm cách chọn vào checkbox của quy trình và bấm nút Xóa.
Xử lý đơn
- Chức năng: Xử lý đơn nghỉ phép.
Màn hình danh sách đơn chưa duyệt
- Sau khi Chọn năm, Chọn loại đơn và nhấn vào Đơn chưa duyệt thì tất cả các đơn đã được cấp Trưởng đơn vị duyệt sẽ được hiển thị trên màn hình:
- Tại màn hình này sẽ có các chức năng sau:
- Chỉnh sửa số lượng ngày nghỉ: khi muốn thay đổi số lượng ngày nghỉ của đơn chỉ cần nhập số lượng ngày nghỉ vào 3 ô tương ứng từ trên xuống là: Phép Năm, Nguyên Lương, Không Lương.
- Duyệt đơn: để duyệt đơn chuyển đơn qua cấp độ sau tiếp túc quy trình duyệt.
- Không duyệt đơn: để không duyệt đơn, đơn sẽ được trả về và không qua các cấp độ duyệt sau.
- Xem thông tin người nộp: khi bấm vào nút này thông tin của người nộp đơn sẽ được hiện lên như hình bên dưới.
- Trên màn hình thông tin sẽ có chức năng Lưu ngày về trường của người nộp. Sau khi chọn ngày về trường và bấm nút Lưu thì ngày về trường sẽ được lưu lại. Số ngày nghỉ phép năm của người đó sẽ được tự động tính lại.
Màn hình danh sách đơn đã duyệt
- Những đơn sau khi đã được duyệt hoặc không được duyệt sẽ hiển thị trên màn hình này.
- Những chức năng trên màn hình:
- Khóa dữ liệu đơn: những đơn sau khi được duyệt qua các cấp độ sẽ được khóa lại. Khi những đơn này được mở khóa tự động đơn sẽ được chuyển qua danh sách Đơn điều chỉnh ngày nghỉ.
- Chỉnh sửa kết quả duyệt: sau khi nhấn vào nút này, ta có thể chỉnh sửa được kết quả duyệt của đơn như hình bên dưới.
Màn hình danh sách đơn điều chỉnh ngày nghỉ
- Những đơn khi được mở khóa dữ liệu sẽ được chuyển qua danh sách Đơn điều chỉnh ngày nghỉ.
- Những chức năng trên màn hình này:
- Chỉnh sửa số lượng ngày nghỉ cần điều chỉnh: nhập và chỉnh sửa số lượng ngày nghỉ cần điều vào 3 ô từ trên xuống sẽ ứng với: Phép Năm, Nguyên Lương, Không Lương.
- Ghi chú duyệt: có thể nhập ghi chú về việc duyệt đơn.
- Upload file đính kém: có thể chọn file và upload lên. Ngoài ra ta có thể xóa file đã được upload lên.
Lưu ý: Bạn chỉ có thể Xóa file do chính bạn upload lên.
- Duyệt đơn: chấp nhận duyệt đơn điều chỉnh ngày nghỉ. Sau khi duyệt số ngày nghỉ điều chỉnh sẽ thay thế số ngày nghỉ của đơn và đơn sẽ bị khóa.
- Không duyệt đơn: không duyệt đơn điều chỉnh ngày nghỉ.
Lưu ý: Đơn đã được xử lý thì sẽ KHÔNG được thay đổi dữ liệu của đơn nữa.
Thống kê
- Chức năng: Thống kê dữ liệu đơn nghỉ phép của nhân viên theo một khoản thời gian và đơn vị.
- Sau khi chọn Ngày và Đơn vị, nhấn vào nút thống kê thì dữ liệu sẽ hiển thị như hình bên dưới.
- Ngoài ra có thể xuất dữ liệu thống kê ra file excel bằng cách nhấn vào nút Xuất Excel sẽ được file có nội dung như hình bên dưới.
CÁC CHỨC NĂNG RIÊNG CỦA BAN GIÁM HIỆU
Duyệt đơn
- Chức năng: xử lý đơn nghỉ phép.
- Màn hình chính:
Màn hình danh sách đơn chưa duyệt
- Sau khi chọn Năm và Loại đơn, thì của nhân viên, giảng viên trong đơn vị đã nộp sẽ được hiển thị lên như hình bên dưới.
- Các chức năng trên màn hình đơn chưa duyệt:
- Duyệt đơn nghỉ phép: chấp nhận duyệt đơn nghỉ phép. Đơn sau khi duyệt sẽ chuyển qua cấp độ sau xử lý.
- Không duyệt đơn nghỉ phép: chấp nhận không duyệt đơn nghỉ phép. Đơn sẽ được trả về cho người nộp.
- Xem Thông tin người nộp đơn: sau khi bấm nút này thông tin người nộp đơn sẽ được hiển thị lên như hình bên dưới.
Màn hình danh sách đơn đã duyệt
- Những đơn sau khi đã được xử lý bên màn hình danh sách đơn chưa duyệt sẽ được hiển thị trên màn hình này.
- Các chức năng trên màn hình đơn đã duyệt:
- Chỉnh sửa kết quả duyệt: đơn sau khi được xử lý có thể được chỉnh sửa lại bằng cách nhấn vào nút này. Lúc này ta có thể thay đổi được kết quả duyệt của đơn như hình bên dưới.
- Xem thông tin người duyệt đơn: sau khi nhấn nút này thì thông tin người nộp sẽ được hiển thị như hình bên dưới.
Màn hình danh sách đơn điều chỉnh ngày nghỉ
- Những đơn sau khi đã được xử lý xong ở tất cả các cấp độ mà cần được điều chỉnh lại số lượng ngày nghỉ sẽ được hiển thị trong danh sách này.
CÁC CHỨC NĂNG RIÊNG CỦA TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Duyệt đơn
- Chức năng: xử lý đơn nghỉ phép.
- Màn hình chính:
Màn hình danh sách đơn chưa duyệt
- Sau khi chọn Năm và Loại đơn, thì của nhân viên, giảng viên trong đơn vị đã nộp sẽ được hiển thị lên như hình bên dưới.
- Các chức năng trên màn hình đơn chưa duyệt:
- Duyệt đơn nghỉ phép: chấp nhận duyệt đơn nghỉ phép. Đơn sau khi duyệt sẽ chuyển qua cấp độ sau xử lý.
- Không duyệt đơn nghỉ phép: chấp nhận không duyệt đơn nghỉ phép. Đơn sẽ được trả về cho người nộp.
- Xem Thông tin người nộp đơn: sau khi bấm nút này thông tin người nộp đơn sẽ được hiển thị lên như hình bên dưới.
Màn hình danh sách đơn đã duyệt
- Những đơn sau khi đã được xử lý bên màn hình danh sách đơn chưa duyệt sẽ được hiển thị trên màn hình này.
- Các chức năng trên màn hình đơn đã duyệt:
- Chỉnh sửa kết quả duyệt: đơn sau khi được xử lý có thể được chỉnh sửa lại bằng cách nhấn vào nút này. Lúc này ta có thể thay đổi được kết quả duyệt của đơn như hình bên dưới.
Lưu ý: Chỉ có thể chỉnh sửa những đơn chưa được xử lý ở cấp độ sau. Đối với những đơn đã được xử lý ở cấp độ sau khi nhấn nút Chỉnh sửa sẽ thông báo như hình bên dưới.
- Xem thông tin người duyệt đơn: sau khi nhấn nút này thì thông tin người nộp sẽ được hiển thị như hình bên dưới.
Màn hình danh sách đơn điều chỉnh ngày nghỉ
- Những đơn sau khi đã được xử lý xong ở tất cả các cấp độ mà cần được điều chỉnh lại số lượng ngày nghỉ sẽ được hiển thị trong danh sách này.
- Các chức năng trên màn hình Đơn điều chỉnh ngày nghỉ:
- Chỉnh sửa số lưởng ngày nghỉ cần điều chỉnh: Ta có thể chỉnh sửa số lượng ngày nghỉ cần điều chỉnh của đơn vào 3 ô theo thứ tự từ trên xuống ứng với: Phép Năm, Nguyên Lương, Không Lương.
- Ghi chú về việc điều chỉnh: có thể nhập ghi chú về việc điều chỉnh bằng cách nhập vào ô Ghi chú duyệt.
- Danh sách file đính kèm và Thêm mới file: Ta có thể tải file lên bằng cách chọn vào "Thêm file mới...". Những file được thêm vào sẽ hiển thị trong danh sách này. Ngoài ra ta có thể xóa file đã tải lên bằng cách nhấn vào biểu tượng kế bên tên file.
Lưu ý: Chỉ có thể xóa những file do chính bạn tải lên.
CÁC CHỨC NĂNG CHUNG
Nộp đơn nghỉ phép
- Chức năng: Nộp đơn nghỉ phép.
- Màn hình chính:
- Gồm các thông tin cần điền:
- Loai đơn: chọn đơn cần nộp.
- Phòng ban: hệ thống sẽ tự động lấy phòng ban hiện tại của người nộp. Đối với những nhân viên, giảng viên ở nhiều phòng ban thì hệ thống sẽ hiển thị tất cả phòng ban của người đó để chọn.
- Họ tên: hệ thống sẽ tự động lấy tên của người nộp.
- Loai đơn: chọn đơn cần nộp.
Lưu ý: Đối với những người được phòng TCHC phân quyền Người đại diện nộp đơn cho đơn vị (tham khảo [quyền người đại diện nộp đơn]
