Hướng dẫn sử dụng Trang đăng ký tuyển sinh SĐH tiếng Anh

CHỨC NĂNG CỦA THÍ SINH

Đăng ký tài khoản

- Chức năng: Đăng ký tài khoản.

- Màn hình chính:

Trang đăng ký tài khoản thí sinh

- Các thông tin yêu cầu khi đăng ký:

• Email: là email đang được sử dụng của thí sinh.
  
• Verify Email: Nhập lại email đã đăng ký ở trên.
  
• Password: mật khẩu đăng nhập vào hệ thống. Chiều dài tối thiểu phải là 6 ký tự.
  
• Verify Password: Nhập lại password đã đăng ký ở trên.
  
• Captcha: Nhập nội dung được thấy trong hình ảnh bên phải. Người đăng ký có thể load lại captcha khác nếu muốn.

Đăng nhập tài khoản

- Chức năng: Đăng nhập tài khoản.

- Màn hình chính:

Trang đăng nhập hệ thống

- Các thông tin yêu cầu:

• Email: là email đã đăng ký.
  
• Password: mật khẩu đã đăng ký.
  

Lấy lại mật khẩu

- Chức năng: Lấy lại mật khẩu.

- Màn hình chính:

Trang đăng nhập hệ thống

nhấn chọn "Forgot password?"

- Các thông tin yêu cầu:

• Email: là email đã đăng ký.
  

Hệ thống sẽ tự động gởi mật khẩu mới qua email đã đăng ký. Thí sinh dùng mật khẩu được cung cấp và đăng nhập vào hệ thống.

Đổi mật khẩu

- Chức năng: Đổi mật khẩu.

- Màn hình chính:

Chọn biểu tượng setting

- Các thông tin yêu cầu khi đăng ký:

• Current Password: mật khẩu đang sử dụng.
  
• New password: Nhập mật khẩu mới.
  
• Verify new Password: Nhập lại password mới đăng ký ở trên.
  
• Captcha: Nhập nội dung được thấy trong hình ảnh bên phải. Người đăng ký có thể load lại captcha khác nếu muốn.

Quản lý hồ sơ

- Chức năng: Quản lý hồ sơ.

- Màn hình chính:

Nếu là thí sinh mới hoặc thí sinh chưa có hồ sơ hợp lệ và trong đợt tuyển sinh thì biểu tượng "Add new form" sẽ hiển thị. Thí sinh nhấn vào biểu tượng "Add new form" để tạo hồ sơ mới.
Lưu ý: Hồ sơ hợp lệ là hồ sơ:

- Đang được soạn thảo;
- Đang được xét duyệt;
- Đã có kết quả "Đạt" trong đợt xét tuyển đang được mở.

Nếu Thí sinh đã có hồ sơ nộp, những dòng thông tin bộ hồ sơ sẽ nằm trong bảng dữ liệu hồ sơ.
Với những dòng hồ sơ có thể chỉnh sửa thì sẽ hiển thị nút chỉnh sửa ở cột "Action"
Lưu ý: Hồ sơ có thể chỉnh sửa là hồ sơ:

- Đang được soạn thảo;
- Đã nộp nhưng chưa được xử lý;
- Đang xử lý nhưng được trả về để bổ sung thêm thông tin. Trường hợp này trong cột "Status" sẽ có hiển thị biểu tượng "Xem thông tin". Thí sinh nhấn vào đó để xem lý do cũng như yêu cầu bổ sung hồ sơ

Đăng ký/ cập nhật hồ sơ

- Chức năng: Đăng ký/ cập nhật hồ sơ

- Màn hình chính:

- Nội dung yêu cầu: Những trường có đánh dấu "*"

Lưu ý:

Thí sinh phải điền tất cả thông tin được đánh dấu "*", sau đó chọn "I agree to the above terms and conditions" để thấy nút nộp.
Đối với Thí sinh đăng ký PhD thì mục "OBTAINED QUALIFICATION" có ít nhất 2 thông tin QUALIFICATION và ít nhất 1 bài báo 
Đối với trường hợp Thí sinh cập nhật hồ sơ sau khi đã bấm nộp thì vui lòng xác nhận và bấm nộp lại sau khi cập nhật

CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ

Đăng nhập

- Chức năng: Đăng nhập.

- Màn hình chính:

Lưu ý:

        Chỉ người dùng được phân quyền vào hệ thống.

        Người dùng dùng tài khoản hệ thống "lecturer" để đăng nhập vào.

Xem danh sách hồ sơ

- Chức năng: Xem danh sách hồ sơ

- Cách đến chức năng: Trên menu

Chọn "Application list"

- Màn hình chính:

- Thông tin yêu cầu:

• Registration time(Thời gian đăng ký)
• Process step (Department): tùy theo mức độ được phân quyền mà hiển thị số bước xử lý / đơn vị xử lý.

Sau khi chọn các thông tin ở trên, nhấn chọn "Get applications" để lấy các hồ sơ tương ứng và được phép xem theo bước xử lý mà người dùng lựa chọn.

- Tính năng hỗ trợ:

• Lọc trong danh sách: bằng cách nhập nội dung tìm kiếm trong khung "Search"
• Sắp xếp: trên tiêu đề của từng cột, phía bên phải có biểu tượng mũi tên lên/xuống, người dùng nhấn chọn vào biểu tượng để sắp xếp theo ý muốn

Xem nhanh hồ sơ

- Chức năng: Xem nhanh hồ sơ

- Cách đến chức năng: Trong màn hình chức năng "Xem danh sách hồ sơ"

> Nhập mã hồ sơ trong mục "Xem nhanh mã hồ sơ"

- Thông tin yêu cầu:

• Registration time(Thời gian đăng ký)
• Process step (Department): tùy theo mức độ được phân quyền mà hiển thị số bước xử lý / đơn vị xử lý.

Tìm kiếm hồ sơ

- Chức năng: Tìm kiếm hồ sơ

- Cách đến chức năng: Trong màn hình chức năng "Xem danh sách hồ sơ"

> Nhấn chọn biểu tượng "Search" trên góc phải trên.

- Màn hình chính:

- Thông tin yêu cầu:

• Registration time(Thời gian đăng ký)

Xuất file thống kê

- Chức năng: Xuất file thống kê

- Cách đến chức năng: Trong màn hình chức năng "Xem danh sách hồ sơ"

> Nhấn nút "Export statistic file"/ "Export statistic file in Enrollment batch".
Lưu ý

Tùy theo phân quyền mà người dùng có thể thấy nút xuất file tương ứng.

- Thông tin yêu cầu:
1. Export statistic file:

• Registration time(Thời gian đăng ký)
• Process step (Department)

2. Export statistic file in Enrollment batch:

• Registration time(Thời gian đăng ký)

Download danh sách file đính kèm của các hồ sơ

- Chức năng: Download danh sách file đính kèm của các hồ sơ

- Cách đến chức năng: Trong màn hình chức năng "Xem danh sách hồ sơ"

> Nhấn nút "Download all files"/ "Download all files in Enrollment batch".
Lưu ý

Tùy theo phân quyền mà người dùng có thể thấy nút download file tương ứng.

- Thông tin yêu cầu:
1. Download all files:

• Registration time(Thời gian đăng ký)
• Process step (Department)

2. Download all files in Enrollment batch:

• Registration time(Thời gian đăng ký)

Download file đính kèm của hồ sơ

- Chức năng: Download file đính kèm của hồ sơ

- Cách đến chức năng: Trong màn hình chức năng "Xem danh sách hồ sơ"

- Màn hình chính:

Trên từng dòng dữ liệu của hồ sơ, ở cột "Attach file" có biểu tượng download file.

Lưu ý

Chỉ những hồ sơ đã được nhấn nộp mới thấy biểu tượng download file

Xét duyệt hồ sơ

Cập nhật hồ sơ

- Chức năng: Cập nhật hồ sơ

- Cách đến chức năng: Trong màn hình chức năng "Xem danh sách hồ sơ"

Trên từng dòng dữ liệu của hồ sơ, ở cột đầu tiên có biểu tượng "view" hồ sơ. Nhấn biểu tượng "View" trên dòng hồ sơ muốn xem

- Màn hình chính: Trang thông tin hồ sơ của thí sinh

Phía dưới cùng của hồ sơ là khung duyệt hồ sơ

Nhấn nút "Update"

Lưu ý

- Khi chọn mở hồ sơ của thí sinh, nếu hồ sơ đó đã được thí sinh chọn nộp thì hồ sơ sẽ bị khóa và thí sinh không thể cập nhật hồ sơ của mình
- Nếu như hồ sơ chưa được nhấn nộp/ đã được bước xử lý tiếp sau tiếp nhận xử lý thì sẽ không được phép chỉnh sửa hồ sơ
- Việc chỉnh sửa hồ sơ chỉ được khi người xử lý được cấp quyền

Xét duyệt hồ sơ

- Chức năng: Xét duyệt hồ sơ

- Cách đến chức năng: Trong trang thông tin hồ sơ của thí sinh

Phía dưới cùng của hồ sơ là khung duyệt hồ sơ

Nếu người dùng được cấp quyền và hồ sơ đang được bước xử lý (người dùng chọn lúc lấy danh sách hồ sơ) xử lý, thì các trường thông tin sẽ hiển thị, cho phép người dùng nhập thông tin kết quả bước xét duyệt

Lưu ý

- Nếu kết quả là "Reject" thì Thí sinh sẽ thấy kết quả ngay sau khi người dùng nhấn "Save"
- Nếu kết quả là "OK" thì bước xét tiếp theo sẽ thấy hồ sơ. Nếu là bước duyệt cuối cùng và sau ngày công bố của đợt tuyển sinh thì Thí sinh sẽ thấy kết quả duyệt
- Nếu kết quả là "Add more info" thì Thí sinh sẽ thấy thông tin người dùng thêm trong mục "Comment" và Thí sinh có thể cập nhật hồ sơ của cá nhân mình.

Quản lý quy trình xét

- Chức năng: Quản lý quy trình xét

- Cách đến chức năng: Trên menu

Chọn "Process"

- Màn hình chính:

- Thêm mới bước xử lý: Nhấn chọn biểu tượng "Add new" ở góc phải trên của chức năng

- Thông tin yêu cầu:

• Type of Admission: Loại tuyển sinh
• Step: Thứ tự bước xử lý
• Examinations: Đợt tuyển sinh
• Department: Đơn vị sẽ xử lý
• Staff: Nhân viên - Giảng viên xử lý. Chỉ định cho cá nhân cụ thể, có thể chọn nhiều
• Check Department: nếu nhấn chọn thì người dùng được phân quyền xử lý chỉ có thể xem, xử lý những hồ sơ đăng ký vào chuyên ngành do đơn vị mình quản lý

Lưu ý:

Mỗi 1 bước xử lý khi chọn 1 đơn vị xem hết tất cả hồ sơ(tức "Check Department" không được chọn) thì không được tạo bước tương tự (dù chọn "Check Department") và ngược lại.

- Cập nhật bước xử lý: Nhấn chọn biểu tượng "Edit" trên dòng dữ liệu muốn cập nhật và làm tương tự chức năng "Thêm mới bước xử lý"

- Xóa bước xử lý: Nhấn chọn biểu tượng "Delete" trên dòng dữ liệu muốn xóa.

Lưu ý:

Nếu bước xử lý này đã có dữ liệu thì không thể xóa thông tin bước xử lý này.

Quản lý ngày mở, kết thúc, công bố kết quả của đợt tuyển sinh

- Chức năng: Quản lý ngày mở, kết thúc, công bố kết quả của đợt tuyển sinh

- Cách đến chức năng: Trên menu

Chọn "Enrollment Batch"

- Tương tự chức năng "Quản lý quy trình xét"

- Thông tin yêu cầu:

• Type of Admission: Loại tuyển sinh
• Enrollment Batch: Đợt tuyển sinh
• Start Date: Ngày bắt đầu
• End Date: Ngày kết thúc
• Public Date: Ngày công bố kết quả

Quản lý tín chỉ ngoại ngữ được chấp nhận

- Chức năng: Quản lý tín chỉ ngoại ngữ được chấp nhận

- Cách đến chức năng: Trên menu

Chọn "Certificate accepted"

- Tương tự chức năng "Quản lý quy trình xét"

- Thông tin yêu cầu:

• Certificate's name: Tên chứng chỉ được chấp nhận
• Training system: Bậc đào tạo
• Is the English Certificate: nhấn chọn nếu là chứng chỉ tiếng Anh
• Expiration Time (Month): Thời hạn của chứng chỉ

Quản lý danh mục ngành tuyển sinh

- Chức năng: Quản lý danh mục ngành tuyển sinh

- Cách đến chức năng: Trên menu

Chọn "Majors"

- Tương tự chức năng "Quản lý quy trình xét"

- Thông tin yêu cầu:

• Majors ID: Tên chứng chỉ được chấp nhận
• Training system: Bậc đào tạo
• Vietnamese majors name: tên ngành bằng tiếng Việt
• English majors name: Tên ngành bằng tiếng Anh
• Department: Đơn vị quản lý ngành

Lưu ý:

Đơn vị quản lý ngành (Department) là thông tin kèm theo để lọc chọn dữ liệu hồ sơ khi hiển thị cho người xử lý (nếu người xử lý được phân quyền xét duyệt hồ sơ theo ngành của đơn vị)

Phân quyền

Quản lý nhóm người dùng

- Chức năng: Quản lý nhóm người dùng

- Cách đến chức năng: Trên menu

Chọn "Administrator/Group of user"

- Màn hình chính

- Tương tự chức năng "Quản lý quy trình xét"

Phân quyền cho nhóm người dùng

- Chức năng: Phân quyền cho nhóm người dùng

- Cách đến chức năng: Trong màn hình chính chức năng "Quản lý nhóm người dùng"

Nhấn chọn "Permission list" trên dòng dữ liệu nhóm người dùng muốn phân quyền

- Màn hình chính

- Thao tác: "Chọn trang cần phân quyền"-> Nhấn "Thêm trang quản lý"
Trang quản lý hiển thị trong bảng phía dưới
Trên dòng trang quản lý có những checkbox, tùy theo người dùng muốn phân quyền thì chọn checkbox tương ứng.

Lưu ý:

Sau khi được phân quyền thì người dùng nên Logout và Login lại để nhận quyền mới của cá nhân

Quản lý người dùng thuộc nhóm

- Chức năng: Quản lý người dùng thuộc nhóm

- Cách đến chức năng: Trong màn hình chính chức năng "Quản lý nhóm người dùng"

Nhấn chọn "Members" trên dòng dữ liệu nhóm người dùng muốn xem danh sách thành viên

- Màn hình chính

- Thông tin yêu cầu:

• Member type: hiện tại có 2 loại người dùng: "TDTU's staff" là nhân sự thuộc trường, có tài khoản lecturer; "Other" là tài khoản do người quản trị cấp, dành cho các đối tượng không có tài khoản lecturer thường là các trường liên kết nhận hồ sơ giúp TDTU - dùng trong trang quản lý tuyển sinh SĐH bản tiếng Việt.
• Chọn thành viên

Lưu ý:

Sau khi được phân quyền thì người dùng nên Logout và Login lại để nhận quyền mới của cá nhân